Stichting B.M.V. Ell, handelend onder de naam Ellenhof

Laatst gewijzigd: 29 september 2026

1. Wie wij zijn

Stichting B.M.V. Ell, handelend onder de naam Ellenhof, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Hierna wordt de organisatie aangeduid als Ellenhof.

Gegeven	Contactinformatie
Organisatie	Stichting B.M.V. Ell, handelend onder de naam Ellenhof
Adres	Scheijmansplein 18, 6011 PC Ell
E-mail	info@ellenhof.nl
Website	www.ellenhof.nl

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via onze website, per e-mail, telefonisch, bij een reservering, bij deelname aan een activiteit of in het kader van vrijwilligerswerk. Afhankelijk van het contact kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en, wanneer nodig, adresgegevens;
• reserveringsgegevens voor zaalverhuur of het gebruik van onze ruimtes;
• correspondentie, waaronder berichten via een contactformulier of per e-mail;
• administratieve gegevens, zoals factuur- en betaalgegevens;
• vrijwilligersgegevens die nodig zijn voor vrijwilligerswerk en activiteiten;
• beeldmateriaal, waaronder foto’s waarop personen herkenbaar kunnen zijn;
• technische gegevens, zoals IP-adres, serverloggegevens, browsertype en apparaatgegevens, voor zover technisch noodzakelijk.

In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens van een organisator, vereniging of andere contactpersoon, bijvoorbeeld wanneer deze namens deelnemers een reservering maakt of een activiteit organiseert. Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de hieronder genoemde doeleinden.

3. Doeleinden, grondslagen en gerechtvaardigde belangen

Doel	Grondslag en toelichting
Beantwoorden van vragen en berichten	Gerechtvaardigd belang of voorbereiding/uitvoering van een overeenkomst. Ons belang is goede en bereikbare communicatie.
Verwerken van reserveringen en aanvragen	Uitvoering van een overeenkomst of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst.
Facturatie en financiële administratie	Uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting.
Organiseren van vrijwilligers en activiteiten	Uitvoering van afspraken of gerechtvaardigd belang. Ons belang is een goede organisatie van Ellenhof en haar activiteiten.
Informeren van vaste gebruikers, zoals verenigingen en structurele huurders	Gerechtvaardigd belang. Ons belang is het onderhouden van de gebruikersrelatie en het informeren over activiteiten, ontwikkelingen en praktische zaken.
Maken en publiceren van foto’s van activiteiten	Gerechtvaardigd belang. Ons belang is het vastleggen van activiteiten en het informeren van de gemeenschap over Ellenhof.
Beveiligen en technisch laten functioneren van de website	Gerechtvaardigd belang. Ons belang is een veilige, betrouwbare en goed werkende website en IT-omgeving.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen	Wettelijke verplichting.

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang vooraf af tegen de rechten en privacybelangen van betrokkenen. Betrokkenen kunnen vanwege hun specifieke situatie bezwaar maken tegen een verwerking die op gerechtvaardigd belang is gebaseerd.

4. Wanneer verstrekking van gegevens noodzakelijk is

Voor het behandelen van een reservering, het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst en het opstellen van een factuur zijn bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk. Wanneer deze gegevens niet worden verstrekt, kunnen wij de reservering, aanvraag of overeenkomst mogelijk niet behandelen of uitvoeren. Als verstrekking vrijwillig is, maken wij dat duidelijk.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting, klacht, geschil of mogelijke rechtsvordering langer bewaren noodzakelijk maakt.

Gegevenstype	Bewaartermijn
Contactformulieren en algemene correspondentie	Maximaal 1 jaar na afhandeling, tenzij langer bewaren noodzakelijk is.
Reserveringsgegevens	In beginsel maximaal 1 jaar na afronding. Administratieve gegevens bewaren wij volgens de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.
Facturen en financiële administratie	Volgens de geldende fiscale bewaartermijn.
Contactgegevens van vaste gebruikers	Zolang de vereniging of organisatie vaste gebruiker is en daarna niet langer dan noodzakelijk voor de afhandeling van de relatie.
Afmeldregistratie nieuwsbrief	Zolang nodig om te voorkomen dat het adres opnieuw onbedoeld wordt aangeschreven.
Vrijwilligersgegevens	In beginsel maximaal 1 jaar na beëindiging van de samenwerking, tenzij langer bewaren noodzakelijk is.
Foto’s	Zolang publicatie relevant en passend is. Wij beoordelen periodiek of verdere publicatie nog noodzakelijk is.
Technische serverloggegevens	Maximaal 30 dagen, tenzij langer bewaren nodig is voor onderzoek naar een beveiligingsincident.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor onze activiteiten, de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat. Wij kunnen onder meer gebruikmaken van:

• Cubesix B.V., voor hosting en technisch beheer van de website;
• Microsoft, voor e-maildiensten via Microsoft Exchange;
• Pioen Partners, voor software en ondersteuning met betrekking tot het reserveringssysteem;
• SnelStart, voor de financiële administratie.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij passende afspraken over beveiliging, geheimhouding en het gebruik van persoonsgegevens. Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Voor zover onze dienstverleners persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, gebeurt dit overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en met passende waarborgen.

Volgens de openbaar beschikbare informatie worden online administraties van SnelStart opgeslagen in Microsoft-datacenters in Europa. Microsoft geeft voor Microsoft 365 aan dat gegevens van Europese klanten in beginsel binnen de EU Data Boundary worden opgeslagen en verwerkt, waarbij in beperkte situaties verwerking buiten die grens kan plaatsvinden. Voor Cubesix B.V. en Pioen Partners hebben wij in de openbaar beschikbare informatie niet kunnen vaststellen of persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Wij beoordelen dit mede aan de hand van de afspraken met deze dienstverleners.

Informatie over de waarborgen die in een concreet geval worden toegepast, kan worden opgevraagd via info@ellenhof.nl.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt uitsluitend cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn voor het correct en veilig functioneren van de website. Deze kunnen ervoor zorgen dat formulieren goed werken, beveiligingsinstellingen worden toegepast, een gebruikerssessie technisch wordt ondersteund en noodzakelijke voorkeuren tijdens een bezoek worden onthouden.

Voor strikt noodzakelijke en functionele cookies is geen voorafgaande toestemming vereist. Wij gebruiken op dit moment geen Google Analytics, andere statistiekentools, advertentiecookies of trackingcookies. Je kunt cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Wanneer je noodzakelijke cookies blokkeert, werken onderdelen van de website mogelijk niet goed. Als wij in de toekomst niet-noodzakelijke cookies gebruiken, passen wij deze verklaring aan en vragen wij vooraf toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.

9. Foto’s van activiteiten

Tijdens activiteiten in en rondom Ellenhof kunnen foto’s worden gemaakt. Deze foto’s kunnen worden gebruikt op onze website, sociale media of in andere communicatie-uitingen om verslag te doen van activiteiten en de gemeenschap over Ellenhof te informeren.

Voor het maken en publiceren van foto’s beroepen wij ons in beginsel op ons gerechtvaardigd belang om activiteiten van Ellenhof vast te leggen en hierover te communiceren. Wij vragen hiervoor niet vooraf om toestemming, omdat dit bij activiteiten praktisch niet uitvoerbaar is.

Wij houden rekening met de privacy van betrokkenen. Waar mogelijk gebruiken wij sfeer- en overzichtsfoto’s. Wij publiceren geen beeldmateriaal waarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat publicatie een onevenredige inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van de afgebeelde persoon. Bij foto’s van kinderen, gerichte portretten en andere mogelijk gevoelige situaties betrachten wij extra zorgvuldigheid.

Wil je niet herkenbaar worden gefotografeerd, of wil je bezwaar maken tegen een gepubliceerde foto of vragen om verwijdering? Neem dan contact op via info@ellenhof.nl. Wij beoordelen ieder verzoek zorgvuldig en verwijderen of passen beeldmateriaal aan wanneer daarvoor een redelijke aanleiding bestaat. Bij evenementen proberen wij vooraf duidelijk te maken dat er foto’s kunnen worden gemaakt.

10. Nieuwsbrief en informatievoorziening

Ellenhof verstrekt periodiek informatie over activiteiten, ontwikkelingen en praktische zaken aan haar vaste gebruikers, zoals verenigingen en andere structurele gebruikers van de accommodatie. De nieuwsbrief is niet bedoeld voor personen die zich vrij aanmelden.

Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om de relatie met onze vaste gebruikers te onderhouden en hen te informeren over zaken die relevant zijn voor het gebruik van Ellenhof. Wij gebruiken hiervoor de zakelijke of gebruikelijke contactgegevens van de vereniging of vaste gebruiker.

Ontvangers kunnen altijd aangeven dergelijke berichten niet meer te willen ontvangen. In dat geval gebruiken wij het betreffende e-mailadres niet langer voor deze communicatie. Wij kunnen een minimale registratie van de afmelding bewaren om te voorkomen dat het adres opnieuw onbedoeld wordt aangeschreven.

11. Jouw privacyrechten

Je hebt, voor zover van toepassing, het recht om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• je persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking, waaronder verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• in bepaalde gevallen je gegevens te laten overdragen;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je kunt een verzoek indienen via info@ellenhof.nl. Geef duidelijk aan op welk recht je een beroep doet. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Stuur niet zonder verzoek een volledige kopie van je identiteitsbewijs per gewone e-mail.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. In complexe gevallen kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Niet alle rechten zijn in iedere situatie onbeperkt van toepassing, bijvoorbeeld wanneer wij gegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren. Een klacht kan worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Daarbij kun je denken aan:

• een beveiligde verbinding met de website;
• toegangsbeveiliging en beperkte gebruikersrechten;
• beveiliging en onderhoud van systemen;
• zorgvuldige selectie van dienstverleners.

Wij beschikken op dit moment niet over een afzonderlijk vastgelegde procedure voor beveiligingsincidenten en datalekken. Wanneer zich een incident voordoet, beoordelen wij welke maatregelen nodig zijn en of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen wettelijk verplicht is. Geen enkele digitale verwerking is volledig zonder risico. Daarom evalueren wij onze beveiligingsmaatregelen periodiek.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die rechtsgevolgen hebben of mensen anderszins in aanmerkelijke mate treffen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze activiteiten, dienstverlening, website, leveranciers of de toepasselijke regels veranderen. De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan de verklaring staat wanneer deze voor het laatst is gewijzigd.